Intern kontroll

Styrelsens ansvar för den interna kontrollen regleras i aktiebolagslagen, årsredovisningslagen – som innehåller krav på att information om de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen varje år ska ingå i bolagsstyrningsrapporten – samt Svensk Kod för Bolagsstyrning. Styrelsen ska bland annat tillse att Instalco har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att det finns ändamålsenliga system för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet och de risker som bolaget och dess verksamhet är förknippad med.

Den interna kontrollens övergripande syfte är att i rimlig grad säkerställa att Instalcos operativa strategier och mål följs upp och att ägarnas investering skyddas. Den interna kontrollen ska vidare säkerställa att den externa finansiella rapporteringen med rimlig säkerhet är tillförlitlig och upprättad i överensstämmelse med god redovisningssed, att tillämpliga lagar och förordningar följs samt att krav på noterade bolag efterlevs.

Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen som även omfattar riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.

Kontrollmiljö
Styrelsen har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. I syfte att skapa och vidmakthålla en fungerande kontrollmiljö har styrelsen antagit ett antal policys och styrdokument som reglerar den finansiella rapporteringen. Dessa utgörs huvudsakligen av styrelsens arbetsordning, instruktioner för den verkställande direktören, instruktioner för av styrelsen inrättade utskott och instruktioner för finansiell rapportering. Styrelsen har också antagit en särskild attestordning samt en finanspolicy. Bolaget har även en ekonomihandbok som innehåller principer, riktlinjer och processbeskrivningar för redovisning och finansiell rapportering. Styrelsen har vidare inrättat ett revisionsutskott som har som huvudsaklig uppgift att övervaka Instalcos finansiella rapportering, att övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision (i den mån sådan funktion inrättas) och riskhantering, samt att granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet.

Verkställande direktören har ansvaret för det dagliga arbetet med att upprätthålla kontrollmiljön, och rapporterar löpande till styrelsen i enlighet med fastlagda instruktioner.

Varje lokal enhet är organiserad som ett dotterbolag med egen styrelse och verkställande direktör med ansvar för styrning av den lokala verksamheten enligt riktlinjer och anvisningar från koncernnivå. Varje lokal enhet har en egen administration som hanterar löpande bokföring och finansiell rapportering. De lokala enheterna rapporterar primärt till Bolagets verkställande direktör och ekonomichefen.

Förutom den interna uppföljningen och rapporteringen, rapporterar bolagets externa revisorer under verksamhetsåret till verkställande direktör och styrelse. Revisorernas rapportering ger styrelsen en god uppfattning och ett tillförlitligt underlag avseende den finansiella rapporteringen i årsredovisningen.

Riskbedömning och kontrollaktiviteter
I riskbedömningen ingår att identifiera och utvärdera risken för väsentliga fel i redovisningen och rapporteringen på koncern- och dotterbolagsnivå. Riskbedömning görs löpande och enligt fastställda riktlinjer med fokus på enskilda projekt. Inom styrelsen ansvarar primärt revisionsutskottet för att löpande utvärdera Bolagets risksituation varefter styrelsen gör en årlig genomgång av risksituationen.

Kontrollaktiviteter syftar till att identifiera och begränsa risker. Styrelsen ansvarar för den interna kontrollen och uppföljning av bolagsledningen. Detta sker genom både interna och externa kontrollaktiviteter samt genom granskning och uppföljning av Bolagets policys och styrdokument. De koncernövergripande riktlinjerna för intern kontroll följs upp under året hos samtliga rörelsedrivande bolag.

Enhetliga redovisnings- och rapportinstruktioner tillämpas av samtliga enheter inom koncernen. De lokala enheternas finansiella utveckling följs upp löpande genom månatlig rapportering som framförallt fokuserar på omsättning, resultatutveckling och orderstock men även inkluderar legal och operativ uppföljning med fokus på status i enskilda projekt. Andra viktiga delar i den interna kontrollen är den årliga affärsplaneprocessen samt budget- och prognostiseringsprocesser. Prognoser följs upp i koncernens månatliga rapportering.

Genom lanseringen av det interna programmet IFOKUS och Instalcoskolan har ett ramverk skapats för att driva kontinuerliga förbättringar inom Koncernen innefattande grundläggande processer såvitt avser intern kontroll.

Information och kommunikation
Bolaget har informations- och kommunikationsvägar som syftar till att främja riktigheten av den finansiella rapporteringen och möjliggöra rapportering och återkoppling från verksamheten till styrelse och ledning, exempelvis genom att styrande dokument i form av interna policys, riktlinjer och instruktioner avseende den ekonomiska rapporteringen rapporteringen gjorts tillgängliga och är kända för berörda medarbetare. Finansiell rapportering sker i ett koncerngemensamt system med fördefinierade rapportmallar.

Bolagets finansiella rapportering följer de lagar och regler som gäller i Sverige och de lokala regler i varje land där verksamheten bedrivs. Bolagets information till aktieägarna och andra intressenter ges via årsredovisningen samt via delårsrapporter och pressmeddelanden.

Uppföljning
Efterlevande och effektiviteten i de interna kontrollerna följs upp löpande. Verkställande direktören ser till att styrelsen löpande erhåller rapportering om utvecklingen av Instalcos verksamhet, däribland utvecklingen av bolagets resultat och ställning samt information om viktiga händelser, såsom utvecklingen i enskilda projekt. Verkställande direktören avrapporterar också dessa frågor på varje styrelsemöte. Styrelsen och revisionsutskottet går igenom årsredovisning och kvartalsrapporter och genomför finansiella utvärderingar i enlighet med fastställd plan. Revisionsutskottet följer upp den finansiella rapporteringen samt andra närliggande frågor och diskuterar regelbundet dessa frågor med de externa revisorerna.